IMAGINA 2025 Primer SEMESTRE
CONVENCIÓN DEL CÓMIC FANTASÍA Y CIENCIA FICCIÓN
Evento: IMAGINA ZERO
LUGAR: Quinta Amarantos
Fecha,16, 17 Y 18 de MAYO del 2025
1.- Áreas Generales: se contará con
- Estrado con sonido y pantalla con n un total de área de 10 por 6 mts.
- Hasta 80 STANDS de venta comercial
- 7 de alimentos,
- Área Cosplay,
- Área de Firmas
- Estrado complementario
- Área de video-juegos
- Imagina pone a consideración de participantes si gustan poner alguna actividad diferente que pueda estar a aire libre a que lo proponga e imagina podrá otorgar espacio sin costo alguno o bien al costo que cueste el poner las condiciones que pudiera solicitar el interesado, previo diseño y acuerdo con organización
Horarios y cronologías generales
Jueves 15 de MAYO
18 hrs: DESCARGA libre de materiales, se podrá acceder al salón 10 minutos antes de las 6 para que no se estorbe en la calle teniendo acceso al salón, por la puerta frontal de salón, y haciendo fila para acceder a zona de descargas a las 18 horas en punto, solo área de comida tendrá zona de descarga aparte.
*los usuarios deberán tener identificado su lugar, según el plano.
en esta cita no se harán ni registros ni se pedirá gafetes
20:00 hrs salida de salón para todo expositor sin excepción
- Viernes 16 de MAYO
8 hrs: El Registro será de 8 a 12 horas. en la taquilla donde se les asignara los gafetes y las cintas correspondientes, al mismo tiempo, si tienen mas personal, podrán al mismo tiempo poder realizar la descarga sin que les pidan gafetes, pero al llegar las 12 am, todo aquel en el interior del salón que no porte gafete será retirado.
El estacionamiento ya sera cobrado desde las 8 am en este día.
NOTA: EN NINGÚN MOMENTO SE Permite INGRESO A NINGUNA PERSONA QUE NO PRESENTE GAFETE Y CINTA QUE LE ACREDITE COMO EXPOSITOR, INVITADO, O AUTORIDAD PREVIAMENTE PACTADO.
NOTA 2: EL ACCESO DE TODO EXPOSITOR SERA POR EL FRENTE, Y SOLO SI ACCEDE POR LA PARTE POSTERIOR SERA PORQUE DESCARGO. Y SI ES AREA DE COMIDA TENDRA SU PROPIO ACCESO
IMPORTANTE: Es responsabilidad del expositor abrir y cerrar su local en los horarios establecidos, dado que una vez abierto a público imagina no se hace responsable de extravíos o perdidas. De presentarse alguna irregularidad antes de estos tiempos, imagina se compromete a realizar una investigación y en su caso de comprobarse o no haber dudas, actuar en base a derecho, y compensar de manera acordada el evento.
Es derecho del expositor designar a quien desee para reclamar su stand, pero en caso de cualquier controversia o situación de responsabilidad imagina solo tratara con quién se haya echo el trato, titular o sobre la base de a quien se le entrego su ‘ticket” de convenio.
13 hrs. : apertura de puertas a publico
20 hrs. cierre día 1
- Sábado 17 de MAYO
9 hrs: Ingresos Expositores
10 hrs: Apertura de puertas a publico
20 hrs cierre día 2
- Domingo 18 DE MAYO
8 hrs: liquidación de participantes y apartado opcional
10 hrs.: Apertura de puertas
20 hrs.: Cierre final y desmontaje.
23:00 hrs límite para desmontaje y retiro a expositores, pasarse de esa hora generará cargos por el personal requerido.
SOBRE PATRCINADORES Y PARTICIPANTES (planes)
PATROCINADOR OFICIAL GENERAL: serán aquellas personas o entes que deseen apoyar el evento, mediante un apoyo económico o bien en especie en materiales a ocupar para el desarrollo del evento con un monto superior a 45,000 pesos. ( máximo dos patrocinadores) a cambio este patrocinador obtendrá:
- Logo en la parte superior de cartel y toda publicidad impresa que incluye 5000 carteles a distribuirse en cuadrillas por toda la ciudad, megalona de estrado,
- Derecho a un stand de venta exhibición standard gratuito
- Derecho a estar uno representante suyo, en la entrega de premios en estrado durante la clausura para de su mano entregar algunos de los premios entregados
- Derecho a proyección de logo o material que desee exponer y entregue en memoria al evento para su uso en tiempos muertos en escenario en pantalla, o bien al menos 3 veces por día en evento.
- Post exclusivo de patrocinador oficial en pagina y mención mínima de dos post a la semana reiterando su condición en el tiempo que dure la campaña virtual, así como rifa y entrega a su nombre en dinámica final con un premio que no podrá ser menor a 1000 pesos
- Cintillo en la parte final de los 100 spots de radio que de emiten 10 días antes del evento a transmitirse por Exa Oaxaca , generados con las voces de los invitados y que dirán la frase “patrocinador invita”.
- (opcional) diseño exclusivo y emisión de 1000 carteles, especiales a ya sea entregárselos para la distribución propia del patrocinador o para sumar en campaña imagina por la ciudad según desee en patrocinador por un costo extra de 5000 pesos
PATROCINADOR OFICIAL ACOMPAÑANTE: serán aquellas personas o entes que deseen apoyar el evento, mediante un apoyo económico o bien en especie en materiales a ocupar para el desarrollo del evento con un monto superior a 10,000 pesos. ( máximo 4 patrocinadores) a cambio este patrocinador obtendrá:
- Logo en la parte inferior de cartel y toda publicidad impresa que incluye 5000 carteles a distribuirse en cuadrillas por toda la ciudad. así como logo integrado compartido en faldón de escenario.
- Derecho a proyección de logo o material que desee exponer y entregue en memoria al evento para su uso en tiempos muertos en escenario en pantalla, o bien al menos 2 veces por día en evento.
- Post exclusivo de patrocinador oficial en pagina y mención mínima de dos post a la semana reiterando su condición en el tiempo que dure la campaña virtual, así como rifa y entrega a su nombre en dinámica final con un premio que no podrá ser menor a 350 pesos
- (opcional) diseño exclusivo y emisión de 1000 carteles, especiales a ya sea entregárselos para la distribución propia del patrocinador o para sumar en campaña imagina por la ciudad según desee en patrocinador por un costo extra de 5000 pesos
PATROCINADOR POR CONCURSOS O EVENTOS : Este patrocinador será aquel que desee apoyar específicamente a un concurso o algún tiempo especifico de escenario, y el costo del mismo será pactado según evento.
- si es de un concurso, su logo se proyectara y se mencionara su marca durante el desarrollo del concurso mencionado, en el lugar que se desarrolle, teniendo el derecho de montar publicidad que nos proporcione si es fuera de escenario. Además, tendrá el derecho de entregar de su propia mano el premio al concurso previamente pactado en escenario, mientras que en pantalla aparecerá su logo o bien material que previamente en una memoria nos de para difusión, una vez realizado esto el representante se despedirá de publico para bajar de escenario
- logo y publicidad en el post exclusivo de actividad o concurso a patrocinar ¿, mismo que se estara publicitando reiteradamente en las redes.
PARTICIPANTE EVENTO: Serán aquellos entes que bajo acuerdo y conveniencia se trabaje con ellos con condiciones favorables o que sin ser directamente aplicables al evento su apoyo se considere estratégico, en difusión, o apoyo logístico y cuyo valor se tase en mínimamente 5000 pesos.
- Logo en la parte inferior de cartel y toda publicidad impresa que incluye 5000 carteles a distribuirse en cuadrillas por toda la ciudad. así como logo integrado compartido en faldón de escenario.
PARTICIPANTE ESTRADO : todo ente o expositor que desee publicitarse durante el evento y que entregue premios para publico, deforma física en estrado mismos que deberán de ir acompañados de su logo y una tarjeta donde se especifique que mensaje quieren que los conductores den, así como dinámica sugerida para su entrega, que tratara según posibilidades de realizarse, este no tiene limite de premios y durante lo que dure las dinámicas de entrega se mencionara a los donantes, si el premio excede los mil pesos, el participante tendrá derecho de proyectar su logo en pantalla que deberá entregar en memoria usb. a proyectarse mientras se realiza dinámica de entrega
PARTICIPANTE REDES SOCIALES Y CAMPAÑA: todo ente o expositor, que este dentro o fuera de evento físico, que desee publicitarse durante la campaña de publicidad tanto física como virtual y que entregue premios para publico, a cambio Imagina ofrece:
- post dinámica a su nombre y logos así, que incluirá sus datos de local o contacto, mismos que se realizaran durante la campaña, publicando por cada una un post secundario donde se anuncia a nombre del donante la fotografía o prueba de la entrega y ejecución de dinámica. no existe limite para participar en este rubro.
Responsabilidades de TODO Participante:
-
- Deberá seguir las indicaciones que en foro al cual se le agregará se generen, entendiendo que estará enterado
- Respetará los horarios y los mecanismos de acceso, carga, descarga, establecidos
- Deberá portar en todo momento su gafete y brazalete
- Deberá expresarse con respeto en todo momento, cualquier actitud ofensiva o agresiva, puede degenerar en expulsión del evento incluyendo disposición del conflictivo a las autoridades.
- Se prohíbe fumar o ingerir alguna bebida o substancia toxica o/y prohibida
- Cuando se disponga a abandonar su lugar solicitara al módulo el poder entregar de mutuo acuerdo el mismo, dejando el sitio con las condiciones en que se le dio
- Si es área de comida, deberá contar con extintor y será sujeta a revisión antes de iniciar operaciones, además de proteger el piso para no dejar manchas de aceite
- Cualquier daño que sea mayor se le canalizara con el responsable de local para quedar de acuerdo de como subsanarlo deslindándose imagina de responsabilidades por las dos vías, una vez denunciado adecuadamente a las dos partes.
- Prohibido clavar, en cualquier parte del salón así como solo usar maskin tape en paredes o estructuras, prohibido pegar cualquier cosa a suelo salvo consulta a modulo
- Todo expositor estará sujeto a una multa en caso de que, incumpla las reglas establecidas, ocupe espacio mayor del que contrato, falte a las bases de convivencia o su actuar afecte en desempeño de terceros ( ejemplo, si no avisé el uso de un equipo y por conectarlo causo un corto en la red, entonces se causará que se le cancele el uso de dicho equipo y se le multará ( toda multa es de 500 pesos)
- Responsabilidades de organización
- Deberá de dar información adecuada clara y pertinente, dejando todas las indicaciones requeridas como planos, y datos mínimo 15 días antes del evento
- Pondrá a disposición de público y expositores un módulo de reclamos, información, o reportes de cualquier problema o situación, mismo que estará situado a un costado de segundo escenario.
- Respetara los horarios y los mecanismos de acceso, carga, descarga, establecidos
- Deberá portar en todo momento su gafete y playera que les distinga
- Deberá expresarse con respeto en todo momento
- Se prohíbe fumar o ingerir alguna bebida o substancia toxica o/y prohibida
- El personal de staf no podrá hacer recomendaciones operativas a participantes si no son el área indicada de atención a participantes y público, salvo que sean cuestiones que tengan que ver con público o evento según el caso, Taquilla, seguridad, estrado. Etc. Ada área tendrá un distintivo en su gafete y todos tienen su nombre en espalda de playera
- Pagos y depósitos: para apartar sus lugares será necesario depositar 2000 pesos por stand solicitado, aceptando pagar íntegramente el 50% o mas del costo restante pactado al registrarse y el 50 % restante al último día del evento.
Reglas específicas
SOBRE ÁREAS CON STAND
Descripción de stand: stand de mamparas con antepecho de 3X2 metros, con rotulo general de evento, lámpara por detrás de antepecho y dos contactos, contara con dos tablones de 2.44 mas dos sillas acojinadas, una bolsa de basura y su costo amparara 2 gafetes Enmicados con cinta y dos cintas de poder que deberán de presentarse en cada ingreso al salón por una entrada especial, exclusiva para expositores, staff, y personal de salón o operación de salón.
Para áreas de comida son Dos ” módulos de madera de aprox 3 por 2.5 con una mesa de madera integrada, aficionadas una mesa tablon de 2.44 y dos sillas, iluminación y un par de contactos para conecciones de bajo consumo, quedando conecciones especiales a solicitud y costo extra
Si su stand es esquina este podrá no contar con las separaciones quedado la parte de soporte según el proveedor con soporte en medio o sin este, quedando esto sin poder de imagina,
Al realizar el apartado y pacto se especificará como es su stand y una vez realizado, imagina se compromete a entregarlo como se pactó, y cualquier cambio será directo con un representante de proveedor a costo y acuerdo en tiempo con proveedor siempre y cuando esto no afecte a terceros y solo se permitirá a lo mucho adecuaciones el día viernes
Requerimientos extras:
- Paquete vip: publicación en foro
- Gafete extra: 250.00 solicitándolo hasta el 1º Abril
- Tablón extra: 150.00 solicitándolo hasta 1º de Abril
- Silla extra: 50.00 solicitando hasta 1º de Abril
- Solicitud de energía alta: 900 pesos área de comida, a cotizar si es fuera de área, o bien bajo acuerdo mutuo. podrá avisar hasta el 1o de OCTUBRE, después de esta fecha ningún expositor podrá SOLICITAR conectar equipos de alto consumo en sus lugares
Sin stand en áreas diferentes:
Se pactará y cualquier duda no aclarada ya en operación será responsabilidad de expositor la adecuación sin responsabilidad de Imagina
Condiciones para Invitados
- Invitados base: se pacta con la base de ofrecer viaje en autobús especial que sale de CDMX el dia Jueves a las 12 horas en lugar que se especificara, agregando a el representante o invitado a un chat para información, siendo su invitación pactada con el número exacto de invitados que ampara la misma; se ofrece hospedaje en el hotel sede que es e Hotel Posada Los Arcos ubicado en km 9.800 carr Cristóbal colon San Fransisco Tutla; también incluye alimentos que se repartirán en horarios específicos y que si se falta a los horarios será responsabilidad de invitado, por ultimo traslados locales mediante el autobús mencionado.
En cada caso si hay un acuerdo extra deberá ser aclarado antes de abordar e autobús, en caso contrario no podrá hacerse ningún cambio y cualquier otra situación correrá a cargo de invitado o en su caso podría derivar en el retiro de los apoyos por parte de la organización, deberán portar sus gafetes para ingresar al salón
- Invitados especiales: los invitados que tengan esta característica deberán de portar como todo e mundo su gafete que le acredite como tal para ingresar, y el acuerdo que leven con la organización deberá de ser claro en los puntos que incluya, si requieren un espacio de venta por ejemplo, tendrán que ubicarse y acatar las reglas en general que lleva cualquier expositor, mientras que si firma autógrafos será conducido a una área especifica para este fin donde será su responsabilidad el contratar a personal en caso de que requiera manejar dinero, pues el staff de imagina no puede hacer esas funciones.
Cualquier actividad fuera de las pactadas será responsabilidad de invitado y se le apoyara dentro de las posibilidades del staff
Así mismo imagina se compromete a recogerlo del lugar donde arribe y trasladarlo al hotel, y de ahí a sus presentaciones, y en su caso de vuelta al hotel, pidiendo y priorizando el programa general, si el momento de solicitarlo no hay disponibilidad.
Toda actividad fuera del programa de evento que realice será responsabilidad de invitado, donde en su caso podría ser pactado con tiempo el reintegro de el costo que esto provoque, pero nunca podrá su actividad anteponerse a la actividad del evento,
Condiciones proveedores:
A cada proveedor se e impondrá un cronograma que deberá de obedecer mediante un intercambio de información y condiciones mutuas, donde de no cumplirse el proveedor aceptara tener consecuencias en su pago mismo.
Para autoridades: Toda autoridad que se presente tendrá que fundamentar por escrito su raZon de visita, se le acompañara a realizarla y se le despedirá, a menos que ingrese o haya pactado para obtener un gafete o compre su boleto de acceso.
ESTA CONVOCATORIA DEBERA DE SER LEÍDA POR TODO PARTICIPANTE Y EL NO LEERLA NO EXIMIRA DE LA APLICACIÓN DE LA MISMA ENTENDIENDO QUE AL CERRARSE CADA TRATO ESTA DE ACUERDO TÁCITAMENTE CON LOS LINEAMIENTOS GENERALES DE LA MISMA.
¡SIEMPRE IMAGINA!
Vía Oficial de Información: página web: http://www,convencionimagina.com
PLANO
* SITIO https://convencionimagina.com/imanovazero-plano/